Специалисты ФНС России разъяснили, как исправить ошибку, допущенную в распечатанном фискальном чеке. Оказывается, для этого нужно пробить кассовый чек коррекции или возвратный документ. Все бухгалтеры и продавцы должны знать, как это сделать.
Иногда при реализации товара покупателю кассир может допустить ошибку. От этого, как известно, никто не застрахован, главное — ошибки нужно исправлять. О том, как исправить неточную информацию в фискальном чеке, обнаруженную кассиром или покупателем, а также о том, как пробить чек коррекции, рассказали специалисты ФНС. Это особенно актуально в связи с применением контрольно-кассовой техники, которая передает в режиме онлайн данные обо всех операциях в налоговые органы. Мы собрали рекомендации налоговиков и законодательные нормы по этому поводу в этом материале.
Какая ошибка может быть в фискальном чеке
Ошибок, которые может допустить кассир при оформлени покупки, не так много. В их число, в частности, входит:
- неверное указание формы расчета в чеке: «наличными» вместо «электронными» или наоборот;
- неверно пробитая стоимость товара;
- неверное количество товара.
Налоговики считают, что исправлять такие ошибки обязательно сразу же после их обнаружения. Иногда для этого предназначен чек коррекции. 54 ФЗ предусматривает такую возможность, но не дает четкого алгоритма действий по этому поводу. Ведь кроме корректирующего чека существует еще и кассовый чек на возврат. К сожалению, продавцы, да и бухгалтеры, часто путают эти понятия. Возвратный документ применяется в том случае, когда покупатель хочет вернуть товар и получить обратно деньги, или если кассир по случайности указал неправильную цену товара. Корректирующий же нужен при выявлении излишков денежных средств, например, когда сумма операции в ККТ оказалась занижена или не была включена в нее совсем. Налоговая автоматически считает, что в этой ситуации существует неоприходованная выручка, поэтому корректирующий чек нужно пробивать только в крайних случаях.
Как исправить ошибку в чеке
Предположим, что покупатель внес за покупку наличные средства, а кассир пробил чек, как при оплате пластиковой картой. В этом случае как раз необходимо пробить новый документ, но не чек коррекции. Онлайн-касса при этом уже передала информацию о совершенной операции в налоговые органы, и данные записались на фискальный накопитель. Поэтому новым чеком кассиру нужно отменить операцию, он по сути будет являться возвратным. В нем необходимо указать признак расчета «возврат прихода». Этот фискальный документ должен содержать те же данные, что и первичный, включая неверную форму расчета «электронными», а также его фискальный признак. Это позволяет аннулировать неверную операцию. После чего кассир сможет выбить новый правильный чек с признаком расчета «приход». Покупатель в этом случае должен получить оба документа: возвратный и исправленный. Однако старый, ошибочный чек требовать назад не нужно.
Поправки от 3 июля добавили в закон о ККТ дополнительный абзац про чек коррекции. Можно ли теперь с уверенностью сказать, в каких случаях нужно пробивать такой чек? К сожалению, нет. Вопросы о корректировке кассовых расчетов все еще остаются. Более того, с 6 августа вступают в силу изменения в приказ ФНС о дополнительных реквизитах фискальной документации. И они тоже затронули чек коррекции. В вопросе разбирается Евгения Дубкова, ведущий эксперт департамента малого и среднего бизнеса компании « Моё дело »
Поправки 3 июля
Закон № 192-ФЗ добавил в законодательство о кассах лишь то, что чек коррекции нужно пробивать , если кассир продал товар без ККТ или нарушил правила работы с кассой. Многие специалисты поспешили заявить, что теперь на любую ошибку в работе с ККТ нужно бить чек коррекции. Например, пробили в чеке неверную ставку НДС или неправильную систему налогообложения - выбиваем чек коррекции. Однако, если вдуматься в формулировку закона, то можно понять, что по сути она не изменилась, а положения о чеке лишь получили дополнительные пояснения.
То есть как и прежде чек коррекции необходимо пробивать при выполнении корректировки расчетов, которые были произведены ранее. Чек бьется после формирования отчета об открытии смены, но не позднее формирования отчета о закрытии смены. Иных официальных разъяснений на этот счет ведомства пока не давали.
Когда нужен, когда - нет
Итак, если ошибка допущена в сумме расчета, то чек коррекции имеет место быть. Причем он потребуется, если вы обнаружили неучтенную (или завышенную) выручку в конце смены и позднее (на следующий день, неделю, месяц).
Вопрос: Нужно ли пробить чек коррекции, если наш курьер провел возврат денег за покупку через Pos-терминал, а пробить чек забыл?Да, нужно. Такой документ можно оформить после закрытия смены с любой прошедшей датой расчетов.
Вопрос: Сломалась ККТ, но отпускать товары мы не перестали. Что теперь делать с приходом, как отразить по кассе?
Если это не массовый технический сбой, то на каждую операцию пробейте чек коррекции и сообщите о корректировках в ИФНС.
Если же ошибку в сумме расчета кассир заметил сразу, не нужно использовать чек коррекции. В случае с лишней суммой достаточно оформить чек с признаком «возврат прихода» и пробить верный документ с признаком «приход». Аналогично, если сумма ошибочно недобита - ничто не мешает отдать сразу исправленный чек покупателю (без оформления чека коррекции).
Вопрос: Наш работник вместо чека на 500 рублей пробил документ на 5000 рублей. Возврат покупателю оформлять на 4500 рублей?
Нет, возврат нужно оформить на 5000 рублей. Деньги за товар возвращают не частично, а полностью. На сумму 5000 рублей пробейте чек с признаком «возврат прихода», а затем выбейте верный чек с признаком «приход» на 500 рублей.
Не потребуется чек коррекции и при исправлении ошибок, которые не связаны с суммой расчета. Например, если вместо безналичной оплаты кассир указал наличные, ошибка допущена в ИНН, ошибочно выделен или не выделен НДС. Тогда, по разъяснениям ФНС (которые не отменены), достаточно пробить чек с признаком «возврат прихода», а затем чек с признаком «приход» с указанием верных реквизитов. Правда, помимо этого, чтобы обезопасить себя от санкций, сообщите о допущенной ошибке и ее исправлении в налоговую. Сделать это нужно в электронном виде через кабинет ККТ.
Вопрос: Кассир выбил чек не на ту услугу. Он сразу заметил ошибку и выбил чек заново с правильным наименованием услуги. Что делать с неверным чеком?
Проведите по кассе возврат. Чек коррекции в этом случае бить не нужно. Кассиру нужно выбить обычный чек с обязательными реквизитами, которые отразили в чеке с ошибочной услугой. При этом признак у чека должен быть «возврат прихода».
Требования к чеку
В чеке коррекции должны быть: название документа, номер, дата, время, наименование и ИНН компании, номера ККТ и фискального накопителя, место расчетов, фискальный признак (п. 5 ст. 4.1 закона № 54-ФЗ). Кроме этого предусмотрены и дополнительные реквизиты, которые должен содержать такой чек. Они приведены в таблице 30 приложения № 2 к Приказу ФНС России № ММВ-7-20/229 от 21 марта 2017 г. (в редакции как до, так и после 6 августа 2018 года). Исходя из них чек коррекции должен обязательно содержать такие реквизиты, как: тип коррекции и основание коррекции.
Если чек коррекции кассир пробивает без предписания налоговой, то тип коррекции нужно указать «0» (самостоятельная операция). Кроме того, потребуется внести описание коррекции. Например, описание коррекции может быть таким: «11.06.2018 года был выдан кассовый чек на сумму большую, чем сумма покупки».
При этом в редакции Приказа ФНС России № ММВ-7-20/229 от 21 марта 2017 г., действующей до 6 августа 2018 года, в чек коррекции также необходимо внести наименование, дату и номер документа, послужившего основанием для проведения корректировки.
Каких-либо требований к такому документу-основанию законодательство о ККТ не предъявляет. Например, этим целям может послужить объяснительная записка кассира. В ней кассир должен указать причину, по которой чек ККТ был пробит с ошибкой в сумме расчета, и почему ошибка не была исправлена своевременно в присутствии покупателя.
Объяснительная записка кассира может выглядеть так:
Генеральному директору
ООО «Бета»
А.И. Петрову
от Юдиной Светланы Владимировны,
работающей в должности кассира-операциониста
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА № 2/1
11 июня 2018 г. я выдала покупателю кассовый чек на сумму большую, чем сумма покупки, по причине сбоя работы ККТ. Данный сбой в работе ККТ не был мной обнаружен в момент выдачи чека покупателю ввиду моей повышенной занятости в этот момент - было очень много покупателей, которых я торопилась обслужить, а второй кассир был на обеденном перерыве.
14.06.2018 ________________ С.В. Юдина
Изменения от 6 августа
С 6 августа 2018 года требования, в частности, к описанию корректировки, изменились. После этой даты в чеке коррекции помимо описания коррекции достаточно указать дату совершения самостоятельного корректируемого расчета. Ее определите в зависимости от версии формата фискального документа (ФФД).
Реквизит «дата совершения корректируемого расчета» в чеке, не имеющем реквизита «номер версии ФФД» или имеющего значение реквизита, равное «2» (т.е. ФФД версии 1.05), должен содержать сведения о дате документа, который является основанием для коррекции. Например, дату объяснительной записки.
Реквизит «дата совершения корректируемого расчета» в чеке, имеющем значение реквизита «номер версии ФФД», равное «3» (т.е. ФФД версии 1.1), должен содержать сведения о дате совершения расчета, в отношении сведений о котором формируется кассовый чек коррекции. Например, дату пробития чека на сумму большую, чем сумма покупки.
« Моё дело » предупреждает: в отношении всех чеков коррекции налоговая может запросить пояснения о совершенной (исправленной) ошибке.
Когда без штрафа
Чтобы чек коррекции освободил вас от штрафа, помимо его оформления, оповестите налоговую.
Дело в том, что ответственности по ч. , и ст. 14.5 КоАП РФ за не применение ККТ можно избежать, только если добровольно письменно «покаяться» в ошибке и ее исправить. Причем успеть с этим нужно до того, как о факте нарушения станет известно проверяющим (т.е. до вынесения постановления об административном правонарушении). Чек коррекции в такой ситуации однозначно должен быть оформлен с типом коррекции «0» (самостоятельная операция).
Об ошибке и исправлении сообщите в электронном виде через кабинет ККТ в срок не позднее трех рабочих дней, следующих за днем исправления нарушения.
При этом в заявлении укажите подробную информацию о произведенной корректировке расчетов. То есть приведите реквизиты всех чеков коррекции на каждую ошибочную операцию.
Исключение: массовый технический сбой. В такой ситуации продавец вправе производить расчеты без применения ККТ без «чувства вины». Ведь основания для привлечения к ответственности в данном случае отсутствуют. Это подтверждают и контролирующие ведомства (письма Минфина и ФНС России). После восстановления работы достаточно в общем порядке сформировать один кассовый чек коррекции на общую сумму. Сообщать о корректировке расчетов не требуется.
« Моё дело » предупреждает: введение уголовной ответственности за нарушения в сфере ККТ можно не бояться . Это связано с тем, что в такой ситуации наказание не будет согласовываться с принципом соразмерности совершенному правонарушению.
6 августа 2018 года Минфин и Федеральная налоговая служба выпустили совместное письмо № ЕД-4-20/15240@.
В письме даны подробные пояснения формирования чека коррекции, даны примеры того, какие реквизиты должны быть отражены в чеке в зависимости от различных финансовых ситуаций.
Для чего вообще нужен чек коррекции?
ФНС напоминает налогоплательщикам, что законом предусмотрена возможность избежать штрафных санкций за нарушение правил применения ККТ, например, если чек был не пробит или пробит с нарушениями.
Для этого налогоплательщики должны:
- исправить нарушение (пробить правильный чек или чек коррекции);
- проинформировать налоговую о совершенном правонарушении;
- предоставить налоговой исчерпывающие сведения и документы.
Важным дополнением является то, что налоговая не должна иметь информации о нарушении на момент исправления ошибки.
Формирование чека коррекции зависит от версии формата фискальных данных (ФФД)
ФФД 1.1
Если онлайн-касса работает с ФФД 1.1, то в чеке коррекции должны быть отражены:
- Обязательные реквизиты чека коррекции.
- Дополнительная информация, относящаяся к исправляемому расчету:
- дата;
- наименование товара (работы/услуги);
- адрес расчета;
- и другие реквизиты (см. примеры формирования чека коррекции в письме № ЕД-4-20/15240@).
ФФД 1.0, 1.05
Если налогоплательщик работает с онлайн-кассой на версии ФФД 1.0 или 1.05, то исправление ошибок возможно двумя способами:
- Если кассовый чек не был пробит - формируется кассовый чек коррекции. В нем отражается признак расчета «приход» или «расход» и необходимые реквизиты (см. пример в письме № ЕД-4-20/15240@).
- Если кассовый чек был сформирован с ошибкой - чек коррекции не формируется!
Необходимо пробить «обратный чек». Для обычной продажи формируем такой же чек, как неверный, но с признаком расчет «возврат прихода». При исправлении чека с признаком расчета «расход» (выдача выигрышей в лотерею, оплата за сданный металлолом и т.п.), формируется чек с признаком «возврат расхода».
Затем формируется новый верный кассовый чек.
Важное правило формирования чека коррекции!
В чеке коррекции недопустимо проведение корректировки общей суммой. Каждая корректируемая сумма должна быть отражена отдельной строкой.
Если не выполнить вышеуказанное требование, то налоговые органы посчитают, что требования закона о предоставлении сведений, «достаточных для установления события административного правонарушения» не выполнены и налогоплательщик не попадает под условия амнистии за допущенное нарушение правил применения ККТ.
Для налогоплательщиков, работающих с ФФД 1.0 или 1.05 для освобождения от административной ответственности необходимо направить в налоговую, наряду с сформированными кассовыми чеками и чеками коррекции, дополнительные материалы, поясняющие допущенное правонарушение и принятые меры по исправлению ошибки.
Для налогоплательщиков с ФФД 1.1 в указанном письме ФНС также даны рекомендации предоставить в налоговую, наряду с чеком коррекции, дополнительных поясняющих материалов.
Напоминаем, что работа с ФФД версии 1.0 возможна только до 31 декабря 2018 года. Уже 1 января все чеки должны пробиваться на онлайн-кассах, работающих с ФФД 1.05. или 1.1.
Заказать услугу по переходу на ФФД 1.05, а также получить консультацию по любым вопросам применения онлайн-касс можно
ФНС разъяснила, как действовать, если пользователь ККТ не применил кассу или применил ее, но с ошибкой. Узнайте, когда вам необходим чек коррекции, а когда можно исправить ошибку чеком на возврат. Все зависит от версии от формата фискальных данных (ФФД), по которому касса формирует чеки (1.0, 1.05 или 1.1).
Общий порядок действий
- Узнайте, какой ФФД применяется на вашей кассе. Для этого перейдите в раздел «Кассы» и нажмите на ссылку «Список касс в xls». Откроется таблица с данными ККТ: в столбце «ФФД» указана версия формата, по которому касса формирует документы.
- Если при расчете вы не применили ККТ — сформируйте чек коррекции (формат ФФД не важен).
- Если в чеке есть ошибка:
- для ФФД 1.0 и 1.05 — сделайте простой чек, но с «обратным» признаком расчета (согласно ). Т.е. при исправлении чека на «Приход» нужно сделать чек «Возврат прихода» и т.д. Это исключение продлится, пока не начнет действовать ФФД 1.1 — тогда для касс с ФФД 1.0 и 1.05 также нужно будет формировать чек коррекции.
- для ФФД 1.1 — исправьте ошибочный чек чеком коррекции.
Чек коррекции позволяет избежать штрафа за неприменение ККТ или применение ККТ с ошибками. Обратите внимание, что формировать чек коррекции разрешается на любой кассе, а не обязательно на той, где был совершен некорректный расчет или которая не была применена.
А теперь разберем подробнее алгоритмы действий в той или иной ситуации.
При расчете не применили кассу — делаем чек коррекции
Версия ФФД 1.0 или 1.05
В этом случае вам следует поступить так:
- Составьте акт в произвольной форме, где перечислите каждый расчет, произведенный без ККТ, там же надо указать дату, наименование товара, его цену, количество и стоимость, а также причину, по которой касса не была применена. Присвойте акту номер и дату.
- Сформируйте чек коррекции:
- укажите признак расчета «Приход», если кассу не применили при приеме денежных средств, или «Расход», если кассу не применили во время выплаты средств (например, при приеме металлолома);
- укажите основание для коррекции:
- номер документа-основания для коррекции (то есть номер акта или предписания ФНС);
- дату документа-основания для коррекции.
- Сообщите в свою инспекцию о неприменении ККТ и о формировании чека коррекции. Предполагается, что подать соответствующее заявление можно будет в личном кабинете юрлица (ИП) на nalog.ru. Пока такой возможности нет, можно сообщить любым доступным вам способом (на бумаге, лично, передать заявление, подписанное квалифицированной электронной подписью через вашу систему отчетности и т.д.).
Версия ФФД 1.1
В этой ситуации сформируйте чек коррекции, где укажите:
- признак расчета «Приход», если кассу не применили при приеме денежных средств, или «Расход», если кассу не применили во время выплаты средств (например, при приеме металлолома);
- основание для коррекции:
- «самостоятельная операция», если ошибку обнаружили сами, или «по предписанию», если ошибку раньше вас обнаружила ФНС и обязала ее исправить;
- номер предписания ФНС;
- дату совершения нарушения.
- наименование товара, работы, услуги, адрес расчета и другие реквизиты в соответствии с приказом ФНС России от 09.04.2018 № ММВ-7-20/207@.
При этом каждая корректируемая сумма расчета должна отражаться в чеке коррекции отдельной строкой.
В чеке есть ошибка
Версия ФФД 1.0 и 1.05
К примеру, был сформирован чек, где неверно указан НДС. Ваши действия следующие:
- Сформируйте чек «Возврат прихода», идентичный ошибочному. В чеке рекомендуется указать фискальный признак некорректного документа, заполнив «Дополнительный реквизит чека». Способ оплаты рекомендуется выбрать «Встречным представлением» — это значит, что при возврате деньги клиенту не возвращали.
- Сформируйте корректный кассовый чек с признаком расчета «Приход». В чеке рекомендуется указать фискальный признак некорректного документа, заполнив «Дополнительный реквизит чека». Это нужно, чтобы связать воедино все чеки, сформированные для исправления ошибки. Способ оплаты рекомендуется указать «Встречным представлением» — это значит, что при исправлении ошибки деньги от клиента не получали.
Версия ФФД 1.1
Кассир должен совершить следующие действия:
- Сформируйте чек коррекции «Возврат прихода», идентичный ошибочному. В чеке рекомендуется указать фискальный признак некорректного документа, заполнив «Дополнительный реквизит чека».
- Сделайте правильный чек коррекции на «Приход» и в нем также укажите фискальный признак некорректного документа. Это нужно, чтобы связать воедино все чеки, сформированные для исправления ошибки.
Порядок формирования кассового чека коррекции зависит от того, какая версия формата фискальных документов применяется в онлайн-кассе. Об этом предупреждает ФНС РФ в своем письме от 06.08.2018 N ЕД-4-20/15240@.
Ведомство напоминает, что кассовый чек коррекции формируется при осуществлении по каким-либо причинам расчетов без ККТ, либо в случае применения онлайн-кассы с нарушением законодательства.
При этом продавцы, добровольно заявившие о неприменении ККТ или нарушениях, могут избежать штрафных санкций. Для этого должны быть соблюдены два условия:
- на момент обращения лица с заявлением налоговый орган не располагал соответствующими сведениями и документами о совершенном административном правонарушении;
- представленные сведения и документы являются достаточными для установления события административного правонарушения.
Это значит, что для освобождения от штрафа продавец должен правильно сформировать кассовый чек коррекции. Такой чек должен содержать достаточно сведений для того, чтобы точно идентифицировать конкретный расчет, в отношении которого применяется корректировка.
Так, например, в кассовом чеке коррекции необходимо указать фискальный признак документа, ранее некорректно сформированного кассой (в том числе с применением иной единицы ККТ).
Если кассовый чек коррекции формируется по расчетам, ранее произведенным без ККТ, то кроме обязательных реквизитов для чека коррекции он должен содержать реквизиты, соответствующие расчету, который был произведен без применения ККТ. К ним относятся, в том числе, дата, наименование товара, работы, услуги, адрес расчета.
ФНС при этом уточняет, что такая схема коррекции применяется при использовании форматов фискальных документов версии 1.1.
При использовании версии 1.05 для исправления некорректно сформированного чека кассовый чек коррекции не применяется.
В этом случае, например, при корректировке кассового чека с признаком расчета «приход» необходимо сформировать идентичный некорректному кассовый чек с признаком расчета «возврат прихода». В этом чеке надо отразить фискальный признак некорректно сформированного кассового чека. После чего продавец должен сформировать корректный кассовый чек с признаком расчета «приход».
Таким же способом корректируется ошибочный кассовый чек с признаком расчета «расход».
При корректировки расчета, ранее произведенного без ККТ, в версии 1.05 формируется кассовый чек коррекции с признаком расчета «приход» или «расход» и иными реквизитами, предусмотренными для указанной версии форматов фискальных документов.
Кроме этого ФНС сообщает, что каждая корректируемая сумма расчета должна отражаться в кассовом чеке коррекции отдельной строкой.
Указание в кассовом чеке коррекции только общей суммы всех корректируемых расчетов не достаточно для установления события административного правонарушения.
В связи с этим, при корректировке только общей суммой расчетов (при использовании форматов фискальных документов версий 1.05 и ниже) вместе с кассовым чеком коррекции и новым (исправленным) кассовым чеком налогоплательщик должен направить в налоговые органы сведения и документы, достаточные для идентификации каждого конкретного расчета.
Направление таких сведений позволит налоговым органам применить нормы КоАП об освобождении налогоплательщика от штрафа.
При применении версии 1.1 направление таких дополнительных сведений и документов также требуется для однозначного применения норм КоАП для освобождения от штрафа.