При написании писем коллегам, клиентам и партнерам часто возникает вопрос, как сформулировать ту или иную мысль деловым стилем. Как сказать, что нам что-то не нравится - или, наоборот, нравится? Как сообщить о проблеме или возможности? Как предложить адресату встретиться или созвониться? Как упомянуть о возможных санкциях?
Именно на такой случай мы составили небольшой словарик деловых оборотов. Используйте его, и ваш стиль будет вполне официальным, а формулировки - разнообразными.
|
Начинаем со своей цели |
Начинаем с интереса адресата |
|||
|
«Чего пришел» |
Явно |
«Обтекаемо» |
Проблема |
Возможность |
|
Обращаюсь (обращаемся) к Вам с просьбой о… Сообщаю Вам…. Довожу до Вашего сведения, что… Прошу (Вас) выделить средства… Прошу (Вас) рассмотреть возможность выделения средств (авторизовать выделение средств, (дать указание о выделении средств)… В связи с возникновением новых обстоятельств, влияющих на выполнение проекта, хочу согласовать с Вами изменения в графике (смете)…. Прошу оказать содействие… Прошу Вашего содействия в… Напоминаю (напоминаем) о… Прошу ликвидировать отставание (задолженность) |
Считаю необходимым обсудить с Вами … Хочу (хотим) согласовать с Вами…. Предлагаем обсудить и согласовать дальнейшие планы… Прошу (Вас) рассмотреть возможность содействия в реализации проекта… Предоставляю (Вам) информацию (сведения) о… Информирую (Вас) о… Позвольте проинформировать о… Обращаюсь к Вам в связи с… |
Обращаю Ваше внимание на сложную ситуацию с … Вынуждены сообщить… Ставим Вас в известность о… Настоящим извещаем (Вас) о… Уполномочен сообщить… Считаю необходимым привлечь Ваше внимание к (обратить Ваше внимание на…)… Обращаемся (обращаюсь) к Вам в связи со сложностями… Предлагаем содействие в решении проблемы… Зная о Вашей обеспокоенности проблемой…, готовы предложить решение… Как Вы знаете (дальше идет описание проблемы)… Руководствуясь интересами предприятия, обращаю Ваше внимание на…. |
Обращаюсь (обращаемся) к Вам с предложением … Прошу Вас рассмотреть предложение, которое позволит…. Предлагаем вам уникальную возможность увеличить объем продаж… Рады (имеем честь) предложить (Вам)… Рады сообщить о возможности… Хотим привлечь Ваше внимание… Информируем Вас о крайне благоприятной ситуации с … и предлагаем воспользоваться этой ситуацией для… |
|
|
Конкретные действия |
Предлагаю утвердить 12.10.2013 в качестве плановой даты завершения строительства и внести необходимые корректировки в перечень мероприятий… Просим дать финансовому департаменту компании указание выделить … и произвести оплату всех ранее полученных счетов за … Предлагаю поручить отделу АВС подготовку предложений по организации… Прошу (просим) Вашего согласия на….(Вашего содействия в…, Ваших указаний….) Убедительно (настоятельно, в виде исключения) прошу… Просим принять (энергичные, решительные, действенные) меры по …. Требуем от… немедленного принятия мер… Прошу ликвидировать отставание (задолженность)… Просим направить вашего представителя… |
|||
| Заклю чение |
Заверяю (заверяем) Вас в эффективности данного предложения и рассчитываю (рассчитываем…) Ждем Вашего решения … Ждем Вашего решения, чтобы оперативно подготовить документы… Надеемся на скорейшее рассмотрение (полное удовлетворение) нашего запроса (претензии)… Надеемся, что вопрос будет решен и у нас не возникнет необходимости в применении санкций… Надеемся, что приведенные доводы убедят Вас в… и ждем (рассчитываем)… Рассчитываем на Вашу заинтересованность (неравнодушие, активную позицию в вопросе, готовность устранить недостатки…) и ждем Ваших предложений… Уверены, что Ваше участие позволит существенно улучшить положение с… и добиться… Благодарим за содействие и надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество… C ãîòîâíîñòüþ îòâåòèì íà Âàøè âîïðîñû… Будем рады видеть Вас в числе наших клиентов… |
|||
Дополнительные формулировки
|
Приветствие |
Прощание, заключительная фор мула вежливости |
|
Уважаемы Иван Петрович! Уважаемый господин министр! Дорогие друзья! Уважаемые коллеги (партнеры)! Многоуважаемый… ! |
С (глубоким, неизменным, чрезвычайным) уважением (почтением)… С благодарностью (признательностью) и уважением… С пожеланиями успеха (всего наилучшего)…. С надеждой на плодотворное сотрудничество… |
|
Открывающая фраза – для ответов на обращения |
|
|
Благодарим за интерес к (проявленный Вами к ….) В ответ на полученный нами запрос о… сообщаем…. Подтверждаем получение Вашего заказа от… (на…) и сообщаем…. В соответствии с Вашим запросом (указаниями) сообщаем (предоставляем заключение)… В продолжение нашей переписки о… направляем Вам предложение… |
|
|
Благодарность |
|
|
Искренне (от лица…, от имени…) благодарим… Выражаем благодарность (признательность)… С искренней признательностью (благодарностью) сообщаем… Благодарим…Хотим поблагодарить… |
|
Скачайте наш «словарик» и используйте готовые формулировки!
|
Упоминание о санкциях |
|
Мы будем вынуждены: обратиться в судебные органы (суд) инициировать судебное разбирательство отказаться от дальнейшего сотрудничества пересмотреть планы (условия) сотрудничества поднять вопрос о штрафных санкциях (прекращении сотрудничества и поиске нового поставщика) поставить вопрос о целесообразности дальнейшего сотрудничества прибегнуть к предусмотренным в договоре санкциям заявить о нашем намерении добиваться (требовать)… заявить о несогласии с фактами… 1) Деловое письмо обычно состоит из: заголовка; основного текста; концовки. Заголовок содержит: название фирмы (учреждения), отправляющей письмо; почтовый и телеграфный адрес; телетайп и телефакс; номера телефонов; расчётный счёт; дату отправления: месяц пишут словом. Обычно эти реквизиты присутствуют на фирменном бланке. В заголовке рядом с датой обычно помещается ссылка на содержание письма или повод, по которому оно написано. Пример: «Относительно (касательно)...» «По вопросу поставки (заказа).» «На№. от...» «НаВаш №. от...» На деловом письме ставиться исходный номер. Ставить исходящий номер на письмах, адресуемых за рубеж, не рекомендуется. Там ограничиваются датой отправки и содержанием письма. В деловой переписке, помимо адреса и названия фирмы или учреждения, написанного на конверте, названные атрибуты помещаются и в заголовке (в правой верхней части письма). Если письмо адресовано фирме или учредителю, то сначала указываются наименование фирмы (учреждения) в именительном падеже, а затем почтовый адрес. В документе, направляемом на имя руководителя (организации), наименование организации входит в состав наименования должности руководителя. Пример: «Президенту компании... господину...» В письме, адресованном частному лицу, сначала пишутся почтовый адрес, а затем фамилия и инициалы адресата. Перед именем адресата можно поставить слово Attn., например Attn. Mr. Black (Вниманию мистера Блэка). Если известна должность адресата, желательно указать её после имени. Например: Attn. Mr. Black, Head of Department (Вниманию мистера Блэка, начальника отдела). При обращениях к отдельным лицам употребляется неформальное выражение Дорогой. Например, Dear Sir, Dear Madam, Dear Mr. Brawn, Dear John, а при обращении к фирме - формальное Dears Sirs (Европа), Gentleman (США). Следует иметь в виду, что имена, адреса, обращения, каждое слово официального названия, должности названия объектов переписки пишутся с заглавной буквы (Азбука делового общения // Бизнес для всех. М.,1991. Вып.1.С. 33, 34). После обращения обычно следует вводная фраза. Она формулируется в зависимости от типа письма и его цели. В правой верхней части письма помещаются наименование фирмы - получателя письма в именительном падеже, а затем почтовый адрес. В документе, направляемом на имя руководителя, наименование организации входит в состав наименования должности руководителя. В письме, адресованному частному лицу, сначала пишут почтовый адрес, а затем фамилию и инициалы адресата. После обращения обычно следует вводная фраза, которая формулируется в зависимости от типа письма и его цели. Поэтому вступление характеризуется большим разнообразием. Вместе с тем есть ряд этикетных оборотов, которые употребляются при написании наиболее часто и являются стереотипными. Знание их или наличие под рукой сокращают время написания послания и во многих случаях повышают культуру письма. Примеры из некоторых устойчивых этикетных формул: Мы получили Ваше письмо за № ... от 1 ноября с.г., из которого рады были узнать (с удовольствием узнали), что... Мы получили Ваше письмо от 15 мая с.г. вместе с приложенными к нему документами. Выражаем удовлетворение по поводу быстрого ответа на наш запрос. Благодарим за письмо от... или за № ...В ответ сообщаем... Подтверждаем получение Вашего письма от...со всеми приложениями Настоящим подтверждаем, что нами получено Ваше письмо от 14 марта с.г., и сообщаем, что... Мы крайне удивлены Вашим письмом от...в котором Вы сообщаете... Мы с удивлением узнали из Вашей телеграммы (телекса), что. В дополнение к нашему письму от 12 февраля с.г. сообщаем, что... Разрешите написать Вам... Мы вынуждены напомнить Вам... Настоящим ещё раз напоминаем (сообщаем)...- Мы сожалеем (выражаем сожаление) по поводу Вашего отказа (молчания). К сожалению, мы до сих пор не получили Вашего ответа на наше письмо от... и вынуждены еще раз Вам напомнить (попросить). В связи с Вашим письмом от... сообщаем, что, к нашему сожалению... В ответ (отвечая, ссылаясь) на Ваше письмо сообщаем, что... В подтверждение нашей телеграммы от...сообщаем, что... В подтверждение нашего телефонного разговора, состоявшегося 5 июня с.г., сообщаем, что... Принимаем к сведению Ваше письмо от. и сообщаем. Мы вынуждены уведомить Вас, что. Уведомляем Вас, что... Ставим Вас в известность... Доводим до Вашего сведения... По Вашей просьбе направляем Вам... Просим извинить нас за задержку с ответом на Ваше письмо от... Пожалуйста, примите наши извинения за. Мы благодарим Вас (признательны Вам, выражаем благодарность) за оказанную услугу (помощь, поддержку). Содержание письма зависит от проблем и задач, которые приходится решать посредством переписки. Оно в деловом письме не должно быть пространным. Нередко содержание исчерпывается одним или немногочисленными предложениями, выражающими просьбу, согласие или отказ. Примеры фраз, которые могут составить основу кратких писем: Настоящим просим сообщить о сроках отгрузки... Просим ускорить отправку... Просим поставить нас в известность о. Просим сообщить нам о Вашем решении по вопросу... Обращаемся к Вам с просьбой выслать... Нам нужны дополнительные сведения о... Просим сообщить нам о приемлемости для Вас нашего предложения. Просим подтвердить принятие нашего заказа к исполнению. Ваша просьба о...удовлетворена. В ответ на Ваше письмо от... сообщаем, что Ваша просьба о поставке... решена положительно. Настоящим сообщаем, что Ваш запрос (заказ, предложение) принят нами. В ответ на Ваши требования... сообщаем, что нами приняты следующие меры... В ответ на Вашу просьбу (наказ) с сожалением сообщаем (должны, вынуждены сообщить), что её (его) выполнить не можем (не имеем возможности). К сожалению, мы вынуждены отклонить ваше предложение. К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам... Ваша просьба (предложение) находится на рассмотрении. По получению результатов рассмотрения сообщим незамедлительно. Ваше предложение с удовольствием (благодарностью) будет принято, если вы согласитесь внести в него следующие изменения... Ваш заказ будет выполнен при условии (например, если Вы согласитесь на более поздние сроки поставок нужных Вам товаров. Для нас приемлема дата отгрузки.) . При написании основного текста письма употребляются обороты - скрепы: В связи (в соответствии) с вашей просьбой... В связи с вышеизложенным... Одновременно с этим... Во - первых...во - вторых...и т.д. В первую очередь... Кроме того... более того.помимо того... Тем не менее... несмотря на... Далее мы вынуждены... Само собой разумеется... Считаем необходимым (важным, нужным, целесообразным). В соответствии с Вашей просьбой (прилагаемыми документами). Мы совершенно уверены. Мы выражаем уверенность... Это касается Вашей просьбы (предложения) ... Дело в том, что. В противном случае мы вынуждены. В сложившейся обстановке... По нашему мнению... Мы не согласны с вашей точкой зрения по следующим причинам... В случае Вашего отказа (неуплаты). Далее Вы пишите. К тому же. В дополнение к вышеизложенному (вышесказанному, отмеченному выше), сообщаем... Следует (необходимо, нужно, надо, хочется, считаем необходимым) добавить (отметить, заметить). В виду перечисленного (вышеизложенного) следует (мы хотим, мы должны, нам необходимо). Подводя итоги (заключая, суммируя, резюмируя). Таким образом (в заключение). Во избежание задержки... Необходимо (нужно, следует) признать, что... Мы испытываем затруднение с. Фактически... Что касается Вашей просьбы (замечания), обращаем внимание на тот факт, что... Выражаем сожаление (сомнение, недоумение, удовлетворение). Мы сожалеем... В своё оправдание хотим сообщить... В ответ на ваш упрёк хотим сообщить. Мы признаём... Мы также купили бы у Вас... Поставки будут производиться (осуществляться). Подтверждаем получение... Обращаем Ваше внимание... Вам, несомненно (очевидно) известно. В конце делового письма содержаться просьбы писать или информировать, а также пожелания, надежды на дальнейшее сотрудничество, получение заказов и т.д. Здесь же могут быть извинения и благодарности. Заканчивается письмо формулой вежливости с указанием должности, фамилии и инициалов лица, подписывающего письмо, а в некоторых случаях ставиться и печать. Как в других структурных элементах делового письма, так и в концовке используются устойчивые выражения, например: Просим сообщить о Вашем согласии. С уважением. Просим написать о своём решении. С уважением. Просим Вас подтвердить получение заказа и уделить ему должное внимание. С уважением... Надеемся на скорый ответ. С уважением. Убедительно просим не задерживать с ответом. Искренне Ваш. Просим Вас поставить нас в известность. С уважением. Просим Вас информировать нас о принятых Вами мерах. С уважением. Мы ожидаем Вашего ответа в ближайшие дни. С уважением. Мы будем признательны за быстрый ответ. С уважением. Надеемся получить ответ в ближайшем будущем, и заранее благодарим. С уважением... В надежде на благоприятный ответ. С уважением. Надеемся, что Вы исполните нашу просьбу. С уважением. Ожидаем Ваших заказов (одобрение, согласие, подтверждение). С уважением. С уважением и надеждой на дальнейшее сотрудничество... Благодарим заранее за оказанную услугу. С уважением... В надежде на положительное решение вопроса. Искренне Ваш. Просим обращаться к нам, если вам потребуется помощь (содействие). С уважением... В надежде на плодотворное сотрудничество. С уважением. При получении письма, просим Вас подтвердить письменно (телеграфировать, сообщить по телефаксу.). С уважением. Заверяем Вас, что... С уважением. Если к письму прилагается документация, чертежи и т.д., то в конце указывается наличие приложения, например: «Приложение: от № ...» Согласно служебному этикету ответное письмо подписывает равный (или выше) по должности работник. Так, если инициативное письмо подписал директор (президент, председатель), то и ответ на него так же подписывает такой же руководитель, в крайнем случае, его заместитель. ххххххххххххххххххххххххххххххх 3.11. 5. Передача имущества в аренду. Новые правила Звоненко Д. П., юрист Журнал «Учет в сфере образования» № 8, август 2010 г. Со следующего года при передаче федерального имущества в аренду учебные заведения должны будут руководствоваться новыми правилами. Они предусмотрены Федеральным законом от 8 мая 2010 г. № 83-ФЗ и будут вводиться постепенно. Рассмотрим суть нововведений, а […] Продажа доли в ОООАлгоритм процедуры продажи доли в уставном капитале ООО – отчуждение третьему лицу и другому участнику Чтобы стать одним из полноправных участников общества с ограниченной ответственностью (ООО), достаточно просто приобрести определенную долю в его уставном капитале (УК). Действительно, сделка купли-продажи считается самым распространенным способом законного отчуждения части юрлица. Успешной реализации этой процедуры благоприятствует тот факт, что […] Утрата доверияОснования и порядок увольнения в связи с утратой доверия В качестве оснований для начала процедуры увольнения за утрату доверия выступают материалы расследования - документы, в которых фиксируется нарушение, совершенное сотрудником. При рассмотрении, помимо них, также предоставляются и объяснительные от работников. Законодательство не уточняет перечень причин для утраты доверия к сотруднику. Поэтому каждый работодатель трактует основания […] Отказали в регистрации ИППричины отказа в регистрации ИП Причины отказа в государственной регистрации ИП многочисленны. Перечислим некоторые из них: Представление документов в регистрирующий орган не по месту жительства. Неправильное форматирование текста. Достаточно неверно распределить фамилию в заявлении по форме Р21001, чтобы пришлось инициировать процедуру регистрации повторно. Неправильно указанные сведения. Одной ошибочной цифры в паспорте достаточно для отказа. Опечатки. […] Салон красоты как открытьКакой вид салона выбрать? Итак, вы решили открыть бизнес салон красоты. Прежде всего, начинающему предпринимателю следует определиться, каким он будет. Все студии красоты подразделяются на три основных класса: Небольшие салоны, оказывающие стандартный перечень услуг - стрижка, маникюр, помощь косметолога и другие. Такой вид бизнеса позволяет обеспечивать постоянный доход. Основной категорией клиентов, как правило, является население […] Использование программного обеспеченияСледуя букве закона Российское законодательство следит за тем, чтобы авторские права не нарушались. При выявлении подобного нарушения правоохранительные органы действуют в интересах потерпевшей стороны. Программное обеспечение (ПО) относится к категории интеллектуальных произведений, созданных определенным разработчиком и получившим на него авторские права. Этот софт может передаваться пользователям за определенную цену или бесплатно. Решение принимает собственник продукта, […] Амортизация не начисляетсяТонкости амортизации Вадим Егоров, «эж-ЮРИСТ» Многие организации в настоящее время вынуждены устанавливать неполный рабочий день, отправлять работников в многомесячные неоплачиваемые отпуска, сокращать номенклатуру выпускаемых изделий и другими способами погружаться в «летаргический сон» на период кризиса. Не дремлют лишь налоговые органы, для которых приостановка деятельности предприятий - дополнительный повод для начисления налога на прибыль. Не используем […] Что такое рекомендация с предыдущего места работы При приёме на работу многие работодатели требуют от претендентов на должности рекомендации от предыдущего руководства. С точки зрения законодательства подобное требование не обосновано - ни в Трудовом кодекса РФ, ни в иных правовых актах это не установлено, но практика такова. Хорошее рекомендательное письмо существенно повышает шансы на получение […] В деловом документообороте формат письма-просьбы используется очень часто, когда возникает необходимость получить согласие второй стороны или определенную услугу от нее. Готовые образцы и примеры по разным ситуациям, а также правила составления подобных писем вы найдете в этой статье. Традиция и правила составления письма-просьбы сложились исключительно в практическом документообороте – т.е. на законодательном уровне не утверждено каких-либо бланков или инструкций. Тем не менее, в общем виде следует придерживаться такой структуры:
Таким образом, оформляется оно по стандартному для таких документов варианту – бланк приводится ниже.
Готовый образец можно использовать на примере такого.
Поскольку в данном случае речь идет о том, что одна компания рассчитывает на некоторую услугу или даже уступку со стороны своего партнера, разумеется, к написанию письма, его оформлению и даже к отправке следует отнестись очень серьезно. Впечатление может произвести любая деталь, поэтому лучше учесть даже малозначащие на первый взгляд нюансы:
РазновидностиВ зависимости от конкретной ситуации существуют свои варианты писем. В основном просьбы касаются финансовых вопросов – например, предоставление скидки, снижение оплаты за услугу или отсрочка. Меньшая часть писем-просьб посвящена содействию в решении каких-либо других вопросов. Наиболее распространенные случаи и готовые примеры писем рассмотрены далее. О выделении денежных средствПросьба о выделении денег даже на благотворительные цели – довольно серьезный запрос. Поэтому при составлении важно предельно конкретно описать ситуацию и к тому же понятно указать, на что именно требуются деньги, и по какой причине их невозможно взять из другого источника. При составлении можно взять за основу такой образец.
О поставке товараЗдесь важно продемонстрировать свою заинтересованность и желание сотрудничать. Поэтому нужно найти правильные слова, чтобы собеседник проникся доверием и принял соответствующее решение. За основу можно взять такой образец.
О предоставлении скидкиВ настоящее время Это довольно распространенный тип, поскольку экономические условия по многим показателем ухудшились. Как показывает опыт, убедить контрагента в предоставлении скидки получается Особенно хорошо в таких случаях:
О снижении арендной платыВ данном случае обоснование своей просьбы в письме будет примерно таким же, как было рассмотрено в предыдущем примере.
Об отсрочке платежаВ данном случае важно признать, что вы действительно не совершили оплату вовремя и подробно пояснить причину. Разумеется, нужно точно указать сроки погашения всей суммы.
Просьба оплатить за другую компаниюТакие просьбы могут возникнуть в тех случаях, когда одна компания возьмется за выполнение финансовых обязательств другой фирмы на определенных условиях. В качестве примера можно использовать такой шаблон.
Письмо-просьба – один из наиболее распространенных вариантов деловой корреспонденции. В среде предпринимателей такие письма используются тогда, когда представители одной организации обращаются к другой с просьбой о какой-либо услуге. Такие послания могут применяться в совершенно разных ситуациях, например, при потребности получить сведения о продукции, увидеть образцы товара, встретить командировочного, согласовать какие-то действия и т.п. Правила составления письма-просьбыПредлагаем вашему вниманию для скачивания общий шаблон такого документа: ФАЙЛЫ
Письмо-просьба по понятным причинам не имеет стандартного образца, но, несмотря на это оно является формой официального документа. Именно поэтому при его составлении следует придерживаться определенных норм, установленных правилами делопроизводства и деловой этики. Прежде чем перейти непосредственно к основным правилам его составления, следует отметить, что оно может быть адресовано, как группе лиц (например, менеджерам, сотрудникам бухгалтерского отдела, юристам и т.д.), так и какому-то конкретному адресату. Как и любой другой документ, данное письмо должно содержать вводную часть , а именно:
Далее следует основная часть , касающаяся непосредственно просьбы. Она должна быть высказана с использованием любой производной формы от глагола «просить» («просим вас», «обращаемся с просьбой» и т.п.), а поскольку такое послание, в любом случае – ходатайство о какой-то услуге, оно должно быть написано в уважительной манере. Хорошо, если просьба будет предварена высказыванием комплимента («зная ваши большие возможности», «восхищаясь вашими организаторскими талантами» и т.п.). Если в письме содержится сразу несколько просьб, то их нужно указать отдельными пунктами или абзацами. Негласные правила переписки между организациями гласят о том, что ответ на многоступенчатую просьбу может быть отправлен также одним посланием, с отдельными комментариями по каждому пункту. Следует отметить, что такой вид переписки уменьшает объемы документооборота и значит, сокращает время на прочтение и обработку подобных писем. Если письмо подразумевает получение ответа в определенный срок, то это необходимо максимально корректно обозначить в тексте послания. Отправляют и получают письма, как правило, секретари организации (в крупных компаниях этим занимаются целые отделы). После составления или прочтения они передают их для ознакомления руководителю предприятия. Исключения составляют послания, с пометкой «конфиденциально» или «лично в руки» — такие письма передаются непосредственно адресату. Инструкция по составлению письма-просьбыПоскольку данное послание является частью корпоративной корреспонденции, то вначале него нужно указать автора, а именно: наименование компании-отправителя, ее фактический адрес и телефон для связи. Затем нужно внести данные об адресате: также название предприятия и конкретного получателя. Далее посередине строки можно сразу обозначить, что это письмо-просьба (но это необязательно). Следующая часть письма касается непосредственно просьбы. Предварительно, желательно ее обосновать и уже затем высказывать саму суть просьбы. В завершение письмо нужно подписать (лучше, если это сделает руководитель компании или уполномоченное, доверенное лицо), а также поставить дату создания документа. Как отправить письмоПисьмо можно отравить электронной почтой или через факс – это быстро и удобно, однако консервативное отправка через Почту России позволит солидно и привлекательно оформить письмо. Например, высказать просьбу можно письменно от руки красивым каллиграфическим почерком или же распечатать текст на хорошей, дорогой бумаге. Внимание к подобным мелочам даст понять адресату, насколько уважительно относится к нему оппонент, а также лишний раз подчеркнет значимость просьбы. Единственное, что следует помнить – письма через обычную почту идут долго, поэтому послание нужно отправлять заранее, чтобы документ вовремя был доставлен получателю. После отправления письмаДанное послание, как любой другой документ должен быть зарегистрирован в журнале исходящей документации. Точно также получатель письма регистрирует приход корреспонденции. В случае недоразумений, случающихся в деловых отношениях, фиксация факта отправки и получения писем поможет быстро разобраться в ситуации. Примеры составления писем-просьб с пояснениямиИтак, мы уяснили, что письмо-просьба представляет собой письмо, в котором содержится просьба к получателю. Цель текста – побудить получателя выполнить действие, выгодное отправителю. В письме должна содержаться сформулированная просьба, обоснование ее. Желательно сформулировать прошение так, чтобы обосновать, почему получателю должно быть выгодно выполнить просьбу. Отправитель должен не просто знать правила составления текста, но и учитывать психологические нюансы. Далее рассмотрим конкретные шаблоны-примеры в зависимости от ситуации. Письмо-просьба о выделении денежных средствПисьмо составляется в том случае, если нужно добиться выделения средств от государства, спонсоров, физических лиц. От НКО «Помощь пенсионерам» Здравствуйте, Иван Иванович. Я представитель некоммерческой организации «Помощь пенсионеров». Мы занимаемся оказанием помощи одиноким пенсионерам: приносим продукты, помогаем в уборке и ремонте. Наша организация существует уже 5 лет. Ранее с финансированием деятельности мы справлялись сами, однако, в связи с расширением НКО, средств начало не хватать. Деньги нам нужны на аренду помещения, выплату зарплат сотрудникам, покупку оборудования. На недавнем собрании Правительства президент упомянул о сложном положении пенсионеров, заметил, что ситуацию нужно срочно менять. В связи с этим прошу у вас 200 000 рублей на нужды НКО «Помощь пенсионеров». С уважением, Петрова А. А. Пояснение: Вышеприведенный текст составлен по всем правилам. В нем есть:
Также указана конкретная сумма средств, в которой нуждается коммерческая организация. Письмо-просьба о поставке товараПисьмо обычно направляется партнерам компании. В тексте желательно обосновать обоюдную выгоду для обеих компаний. Начальнику компании «ААА» Здравствуйте, Иван Иванович. Мы желаем заказать у вашей компании комплект продукции (уточнить). Вашим товаром мы заинтересовались на региональной выставке. Если вы согласны, просим сообщить условия поставки и удобные для вас сроки. Гарантируем своевременную оплату. Надеемся, это станет началом взаимовыгодного сотрудничества. Наши контакты: (уточнить). С уважением, Борис Борисович. Письмо-просьба о предоставлении скидкиОбычно такие тексты направляются поставщикам компании. К примеру, организация организует выставки. У нее есть поставщик - типография, которая поставляет брошюры, стенды, буклеты и прочее. Стоимость услуг довольно высока. Наступил кризис, и компании стало сложно оплачивать товары типографии. Это вполне может стать повод для того, чтобы попросить скидку. Начальнику компании «Восток» Здравствуйте, Иван Иванов. Нашей организации коснулся финансовый кризис. Количество заключенных договоров с нами сократилось на 20%. К сожалению, кризис затронул не только нас, но и наших клиентов. Люди не могут платить за наши услуги в том же объеме, что и ранее. Поэтому мы предоставили скидку на билеты в размере 25%. В связи со сложной финансовой ситуацией, наша компания просит вас о скидке в размере 15% на оставшиеся полгода сотрудничества по договору. Мы разослали письма с просьбой о скидке всем нашим поставщикам. Если 20% наших партнеров предоставит нам выгодные условия, наша компания устоит в сложное время и не закроется. Нам уже предоставили скидку арендодатели и телефонная компания. С уважением, Борис Петров. Пояснение: В письме есть следующие важные пункты:
Текст нужно составить так, чтобы письмо дочитали до конца и согласились на предложенные условия. Письмо-просьба о снижении арендной платыАрендная плата «съедает» бюджеты большинства организации. Ее уменьшение позволяет компании продержаться на плаву в сложное время. Письмо следует направлять арендодателю. Начальнику компании «Плюс» Здравствуйте, Петр Петрович. Нашу компанию затронул финансовый кризис. Покупательная способность потребителей уменьшилась, доходы бизнеса уменьшились. В связи с этим просим вас снизить арендную плату на 10%. За все время нашего сотрудничества мы ни разу не задерживали выплаты. Надеемся, что вы пойдете нам на уступки, и мы сохраним наши деловые отношения. Мы гарантируем своевременную оплату аренды, несмотря на тяжелые финансовые условия. С уважением, Иван Иванович. Пояснение: В письме важно упомянуть то, что прежде компания выполняла свои обязательства в полной мере. Арендодатель должен быть уверен в том, что арендодатель будет и в дальнейшем осуществлять выплаты. Получатель также должен понимать, что если он не согласиться на предложенные условия, арендатор откажется от его услуг. Письмо-просьба об оплате задолженностиЗадолженности крайне часто возникают при взаимодействии между компаниями. Если организация настроена на дальнейшее сотрудничество с контрагентом, у которого образовался долг, направляется письмо-просьба.
Уважаемый Иван Иванович, просим вас погасить задолженность перед нашей компанией в размере 200 000 рублей. Все это время мы продолжали сотрудничество с вами, надеясь на продолжение деловых отношений. Однако сейчас мы вынуждены приостановить предоставление услуг в связи с отсутствием выплат. Сумма вашего долга составляет 200 000 рублей. Просим оплатить его до 1 марта 2017 года. Если задолженность не будет погашена, мы будем вынуждены решать вопрос в судебном порядке. С уважением, Петр Петрович. Пояснение: В письме обязательно нужно указать следующие пункты:
В тексте можно упомянуть о длительном успешном сотрудничестве с организацией. Это должна быть именно просьба, а не требование. Требование составляется по другому шаблону. Письмо-просьба об отсрочке платежа поставщикуОрганизация поставила компании партию продукции, однако не оплатила ее. Образовался долг, но дебитора отсутствуют средства для оплаты. В этом случае имеет смысл составлять письмо-просьбу об отсрочке. Начальнику компании «Где деньги» Уважаемый Петр Петрович, мы не оплатили долг в размере 200 000 рублей. От своей задолженности мы не уклоняемся, однако сейчас выплаты в полном объеме сделать не можем в связи с тяжелым финансовым состоянием. На протяжении 2 лет мы поддерживали с вами успешные деловые отношения, не срывали сроков выплат. Сегодня мы просим о рассрочке платежа. Наша компания готова оплатить задолженность в два этапа:
Обещаем вам своевременное внесение платежей. Спасибо за понимание. С уважением, Иван Иванович. Письмо-просьба оплатить за другую организациюЗадолженность компании может быть выплачена другой организацией. Разумеется, юридическое лицо не будет оплачивать доли просто так. Обычно письмо-просьба направляется должнику компании или другому лицу, которое имеет обязательства перед компанией. Начальнику компании «Деньги вот-вот будут» Уважаемый Иван Иванович, у вас существует долг перед нашей компанией в размере 300 000 рублей. У нашей организации также появился долг перед другой компанией в размере 200 000 рублей. Просим вас оплатить нашу задолженность перед кредитором в размере 200 000 рублей. Взамен мы предоставим вам рассрочку на остаток долга, о которой вы просили ранее. Спасибо за понимание. С уважением, Петр Петрович. Письмо-просьба о содействии в решении вопросаПеред любыми компаниями могут вставать сложные проблемы, с которыми невозможно разобраться без посторонней помощи. Письмо-просьба о содействии может направляться при необходимости, к примеру, проведения мероприятий. Прошение отправляется в коммерческие организации, государственные структуры. Директору компании «ААА» Уважаемый Борис Борисович, я являюсь представителем общественной организации «Дарим добро». Мы занимаемся организацией и проведением праздников для детей из приюта. Мы просим вас о помощи в организации поставок питания на праздник. Разумеется, на мероприятии мы упомянем вас и вашу компанию. На празднике будут присутствовать представители законодательного собрания, общественности. Связаться с нами вы можете по телефону ХХХ С уважением, Иван Иванович. Подводя итог Объединим все правила составления письма-просьбы. Сначала нужно представиться, рассказать о своей деятельности. Но вступительная часть не должна быть затянута. Наша цель – побудить получателя прочитать письмо. Если текст будет слишком длинным, получатель вряд ли дочитает его до конца. Затем нужно приступить к изложению своей просьбы. Обязательна точность: указание сроков, суммы средств. Важно понять, что получатель должен почувствовать свою выгоду. А потому в письме нужно указать, почему организации будет выгодно выполнить просьбу. В завершении нужно вежливо и без заискивания попрощаться. |
